Huishoudelijk reglement

Coöperatie Duurzaam Westerbork U.A.

Dit Huishoudelijk Reglement hoort bij de statuten van Duurzaam Westerbork U.A. en geeft uitleg over afspraken, procedures en werkwijzen binnen de coöperatie. Het reglement is vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering (ALV) op ……

Definities

In dit reglement bedoelen we met:

• Duurzaam Westerbork: de coöperatie, gevestigd in Westerbork.
• ALV: de Algemene Ledenvergadering, waarin alle leden samen beslissingen nemen.
• Bestuur: het bestuur van de coöperatie.
• Leden: iedereen die lid is van de coöperatie.
• Lidmaatschapsjaar: het kalenderjaar.
• Reglement: dit Huishoudelijk Reglement (HR).
• Werkgebied: het dorp Westerbork.
• Groep: een werkgroep, projectgroep of commissie die taken uitvoert voor de coöperatie.
• Schriftelijk: per post, e-mail of elk ander middel waarmee een bericht in tekstvorm wordt ontvangen.

Artikel 1. Doel van dit reglement

• Dit reglement vult de statuten aan en legt praktische afspraken vast over hoe we binnen de coöperatie werken.
• De ALV kan dit reglement wijzigen op voorstel van het bestuur.
• Statuten en reglement zijn beschikbaar via de website en bij de secretaris.

Artikel 2. Lidmaatschap en ledenregister

• Door lid te worden verklaard een lid zich bekend met de statuten en dit reglement.
• Wie lid wil worden, stuurt een schriftelijk verzoek naar het bestuur met:
  • personen: naam, adres, telefoonnummer en e-mail;
  • rechtspersonen: een recent uittreksel van de Kamer van Koophandel;
  • overheidsinstanties: een rechtsgeldig besluit waarin de toetreding is vastgelegd.
• Wijzigingen in deze gegevens moeten binnen 30 dagen worden doorgegeven.
• Men kan op ieder moment lid worden; het lidmaatschap geldt voor de rest van het kalenderjaar.
• Het lidmaatschap is persoonlijk en niet overdraagbaar, behalve wanneer het bestuur daar schriftelijk toestemming voor geeft.

Artikel 3. Contributie

• Leden betalen jaarlijks € 25,- contributie.
• De ALV stelt de contributie jaarlijks vast op voorstel van het bestuur.
• Contributie wordt nooit terugbetaald.
• Donateurs en sponsors hebben geen stemrecht.

Artikel 4. Rechten en plichten van leden

• Leden hebben stemrecht in de ALV.
• Leden kunnen ideeën, klachten of wensen indienen bij het bestuur. Het bestuur behandelt deze zo snel mogelijk en laat weten wat ermee is gedaan.
• Verdere rechten en plichten staan in de statuten.

Artikel 5. Het bestuur

• Het bestuur bepaalt het beleid, voert besluiten uit, beheert geldmiddelen en zorgt dat statuten en reglementen worden nageleefd.
• Het bestuur legt verantwoording af aan de ALV.
• Taken en verantwoordelijkheden van het bestuur worden verder uitgewerkt in een bestuursreglement.
• Het bestuur mag geen verplichtingen aangaan van meer dan € 10.000,- zonder toestemming van de ALV, tenzij dit past binnen een goedgekeurde (project)begroting.
• De ALV moet in ieder geval goedkeuring geven voor:
  • jaarstukken, begroting, investeringen en reglementswijzigingen;
  • oprichten of deelnemen aan een BV, NV of andere rechtspersoon;
  • het kopen, verkopen of belasten van registergoederen.
• Het bestuur legt uit hoe dit reglement moet worden toegepast en beslist wanneer iets niet in de statuten of dit reglement is geregeld.
• Het bestuur zorgt tijdig voor nieuwe bestuurskandidaten en kan kandidaten aan de ALV voorstellen.
• Bij uitval van een bestuurslid nemen de overige bestuursleden de taken tijdelijk waar, of worden tijdelijke vervangers benoemd door de ALV.
• Bestuursleden worden benoemd op basis van bindende voordrachten van het bestuur of minimaal tien leden.
• De ALV kan het bindende karakter van een voordracht opheffen.
• Als er geen voordracht is, mag de ALV vrij een kandidaat kiezen.

Artikel 6. Werkgroepen, projectgroepen en commissies

• Het bestuur kan groepen instellen voor projecten of werkzaamheden die bijdragen aan de doelen van de coöperatie.
• Het bestuur bepaalt per groep wie erin zitten en hoe groot de groep is.
• Deelnemers aan een groep hoeven geen lid van de coöperatie te zijn.
• Elke groep kiest een voorzitter. Deze onderhoudt contact met het bestuur en rapporteert over het werk.
• Groepen werken in opdracht van het bestuur en leggen aan het bestuur verantwoording af.
• Groepen mogen niet zelfstandig namens de coöperatie naar buiten treden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming.
• Het bestuur kan een groep of een groepslid op elk moment ontbinden of uit zijn functie ontheffen.
• De kascommissie bestaat uit twee leden en één reserve lid. Ieder jaar treedt het langstzittende lid af, schuift het reserve lid door en benoemt de ALV een nieuw reserve lid.

Artikel 7. Betrokkenheid en belangenverstrengeling

• Als een lid of diens partner of directe familie persoonlijk betrokken is bij een onderwerp dat op de agenda van de ALV staat, moet dit uiterlijk drie dagen vóór de vergadering worden gemeld bij de voorzitter.

Artikel 8. Onkostenvergoedingen

• Bestuursleden en leden van werkgroepen kunnen gemaakte kosten voor de coöperatie vergoed krijgen, maar alleen als deze vooraf zijn goedgekeurd door de voorzitter en de penningmeester.
• Declaraties worden ondertekend door de penningmeester en één ander bestuurslid.

Artikel 9. Wijzigingen van dit reglement

• De ALV kan dit reglement wijzigen met een gewone meerderheid van stemmen.

Artikel 10. Slotbepalingen

• Als dit reglement in strijd is met de statuten, gaan de statuten voor.
• In situaties waarin statuten en reglement niet voorzien, beslist het bestuur.